الفرز والتصفية والتنسيق الشرطي
ترتيب البيانات بأكثر من مستوى، الفلاتر المتقدمة، إزالة المكررات، وتلوين الخلايا تلقائيًا لكشف المتأخرات.
عندما يكون لديك كشف بآلاف الصفوف، تحتاج أن ترى المهم بسرعة: أكبر العملاء، المتأخرين في السداد، العمليات المكررة. هذه الأدوات تفعل ذلك بنقرات.
الفرز (Sort)
- فرز سريع: انقر في العمود ← Data ← A→Z أو Z→A.
- فرز متعدد المستويات: Data ← Sort ← Add Level. مثلًا: حسب الفرع أبجديًا، ثم داخل كل فرع حسب الرصيد تنازليًا.
- فرز حسب لون الخلية أو حسب قائمة مخصصة (مثل ترتيب الشهور).
التصفية (Filter)
Ctrl+Shift+L يضيف أسهم الفلتر للعناوين.
- فلتر النصوص: يساوي، يحتوي على، يبدأ بـ.
- فلتر الأرقام: أكبر من، بين، أعلى 10 (Top 10).
- فلتر التواريخ: هذا الشهر، الربع الماضي.
=SUBTOTAL(9,D2:D500) بدل SUM، لأنها تجمع الصفوف الظاهرة فقط.إزالة المكررات
Data ← Remove Duplicates ← اختر الأعمدة التي تحدد التكرار (مثلًا رقم العميل). احتفظ بنسخة من البيانات قبلها لأن الحذف نهائي.
لمعرفة المكرر دون حذفه: =COUNTIF($A$2:$A$500,A2)>1 تعطي TRUE للمكرر.
التنسيق الشرطي
Home ← Conditional Formatting. يلون الخلايا تلقائيًا حسب قيمتها، ويتحدث مع تغير البيانات.
| النوع | الاستخدام البنكي |
|---|---|
| Highlight Cells Rules | تلوين الأرصدة السالبة بالأحمر |
| Top/Bottom Rules | أعلى 10 عملاء ودائع |
| Data Bars | أشرطة داخل الخلية توضح الحجم النسبي |
| Color Scales | تدرج من الأخضر للأحمر لنسب التحصيل |
| Icon Sets | أسهم أو إشارات مرور للأداء مقابل المستهدف |
| Duplicate Values | كشف أرقام الحسابات المكررة |
تنسيق شرطي بمعادلة
العمود E فيه تاريخ استحقاق القسط، وF فيه حالة السداد.
حدد الجدول من A2 ← New Rule ← Use a formula:=AND($E2<TODAY(),$F2="لم يسدد")
اختر تعبئة حمراء فاتحة. لاحظ $ قبل العمود فقط ليطبق الشرط على الصف كله.
الخلاصة
- حدد الجدول كاملًا قبل الفرز.
- Ctrl+Shift+L للفلتر، وSUBTOTAL لجمع الظاهر فقط.
- Remove Duplicates يحذف نهائيًا، فاحتفظ بنسخة.
- التنسيق الشرطي بمعادلة يلون صفوفًا كاملة حسب شرط.