PowerPoint وOutlook لبيئة العمل · الدرس 7 من 8

Outlook: تنظيم البريد بالمجلدات والقواعد

بقلم 2 دقائق قراءة288 كلمة

صندوق وارد تحت السيطرة: المجلدات، الفئات الملونة، الأعلام، القواعد التلقائية، والبحث المتقدم.

موظف البنك قد يستقبل 100 رسالة يوميًا. بدون نظام، ستضيع رسائل مهمة وسط التعاميم والنشرات. الهدف: صندوق وارد يحتوي فقط ما يحتاج منك إجراء.

القرار	متى	الإجراء
Do	يأخذ أقل من دقيقتين	نفذه فورًا
Delegate	مسؤولية غيرك	حوّله مع توضيح
Defer	يحتاج وقتًا	علّمه بعلم (Flag) بموعد أو حوله لمهمة
Delete / Archive	للعلم فقط	احذفه أو انقله للأرشيف

عدد قليل من المجلدات الواسعة أفضل من عشرات المجلدات الدقيقة: «العملاء»، «التعاميم»، «الموارد البشرية»، «أرشيف».
البحث القوي في Outlook يجعل التصنيف الدقيق أقل أهمية.

Home ← Categorize. مثلًا: أحمر «عاجل»، أزرق «ائتمان»، أخضر «تم». الرسالة يمكن أن تحمل أكثر من فئة، عكس المجلد.

علم الرسالة بـ Today أو Tomorrow أو This Week. تظهر في قائمة المهام (To Do) ليوم الاستحقاق.

Home ← Rules ← Create Rule أو Manage Rules & Alerts.

مثال: قواعد مفيدة

لا تجعل القواعد تحذف رسائل تلقائيًا، وراجع المجلدات التي تنقل إليها القواعد يوميًا حتى لا تفوتك تعليمات مهمة.

أزرار تنفذ عدة إجراءات بنقرة: «تم» ← تعليم كمقروء + فئة خضراء + نقل للأرشيف.

الكلمات المفتاحية: