Microsoft Excel من الصفر للاحتراف · الدرس 13 من 14
التحقق من صحة البيانات وحماية الملفات
قوائم منسدلة، منع إدخال قيم خاطئة، حماية الخلايا والأوراق بكلمة مرور، وتتبع المعادلات لمراجعتها.
عندما يشارك أكثر من موظف في ملف واحد، تكثر الأخطاء: فرع مكتوب بطريقتين، مبلغ سالب بالخطأ، معادلة مُسحت. هذا الدرس يعلمك منع الأخطاء قبل حدوثها.
التحقق من صحة البيانات (Data Validation)
Data ← Data Validation. تحدد نوع البيانات المسموح بها في الخلية.
| القاعدة | الاستخدام |
|---|---|
| List | قائمة منسدلة للفروع أو أنواع المنتجات |
| Whole Number / Decimal | مبلغ بين 1,000 و 1,000,000 فقط |
| Date | تاريخ بين بداية ونهاية السنة |
| Text Length | رقم قومي من 14 خانة بالضبط |
| Custom | شرط بمعادلة |
مثال: قائمة منسدلة للفروع
- اكتب أسماء الفروع في ورقة «قوائم» من A1 إلى A5.
- حدد عمود الفرع في جدول البيانات.
- Data Validation ← Allow: List ← Source:
=قوائم!$A$1:$A$5 - الآن لن يستطيع أحد كتابة «المعادى» بالياء أو بخطأ إملائي.
رسائل الإدخال والخطأ
- Input Message: تظهر عند اختيار الخلية: «أدخل المبلغ بالجنيه بدون كسور».
- Error Alert: تظهر عند إدخال قيمة مخالفة، ويمكن جعلها تمنع (Stop) أو تحذر فقط (Warning).
مثال: منع تكرار رقم العميل
Custom: =COUNTIF($A:$A,A2)=1
إذا أدخل أحد رقمًا موجودًا مسبقًا ستظهر رسالة خطأ.
حماية الخلايا والأوراق
الفكرة: كل الخلايا «مقفلة» افتراضيًا، لكن القفل لا يعمل إلا بعد حماية الورقة.
- حدد خلايا الإدخال المسموح بتعديلها ← Ctrl+1 ← Protection ← أزل علامة Locked.
- Review ← Protect Sheet ← ضع كلمة مرور.
- الآن يستطيع المستخدم الكتابة في خلايا الإدخال فقط، والمعادلات محمية.
- Protect Workbook: يمنع إضافة أو حذف أو إعادة تسمية الأوراق.
- Encrypt with Password: من File ← Info ← Protect Workbook، لمنع فتح الملف أصلًا.
إذا نسيت كلمة مرور فتح الملف فلا يمكن استرجاعه بسهولة. احفظ كلمات المرور في مكان آمن، والتزم بسياسة أمن المعلومات في البنك.
مراجعة المعادلات
| الأداة | المكان | الفائدة |
|---|---|---|
| Trace Precedents | Formulas | أسهم توضح الخلايا التي تعتمد عليها المعادلة |
| Trace Dependents | Formulas | الخلايا التي تتأثر بهذه الخلية |
| Show Formulas Ctrl+` | Formulas | عرض المعادلات بدل النتائج |
| Evaluate Formula | Formulas | تنفيذ المعادلة خطوة بخطوة لاكتشاف الخطأ |
الخلاصة
- Data Validation يمنع الأخطاء عند الإدخال، والقوائم المنسدلة توحد الكتابة.
- الخلايا مقفلة افتراضيًا، والقفل يعمل بعد Protect Sheet.
- أزل Locked من خلايا الإدخال قبل الحماية.
- Trace Precedents وShow Formulas لمراجعة الملف.
الكلمات المفتاحية: